Durch den digi­ta­len Rezeptionisten können Anrufe der 3CX-Telefonanlage ent­ge­gen­ge­nom­men werden. Durch ein auto­ma­ti­sches Antwortsystem oder das Sprachdialogsystem (Interactive Voice Response) werden die ein­ge­hen­den Anrufe in die rich­ti­ge Abteilung gelei­tet. Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit und der Kunde wird pro­fes­sio­nell an die rich­ti­ge Abteilung weitergeleitet.

Beispiel: „Herzlich will­kom­men bei der Mustermann GmbH! Bitte wählen Sie Ihre gewünsch­te Abteilung per Telefon-Taste. Für den Reifen-Service und Verkauf drü­cken Sie bitte die 1. Für den KFZ-Service wählen Sie die 2. Für alle wei­te­re Anliegen blei­ben Sie in der Leitung; Sie werden auto­ma­tisch mit der Zentrale verbunden. 

Es ist mög­lich, ver­schie­de­ne digi­ta­le Rezeptionisten mit eige­ner Nebenstellennummer ein­zu­rich­ten. Abhängig von der Rufnummer, für die ein Anruf ein­geht und unter Berücksichtigung der Uhrzeit (inner­halb und außer­halb der Geschäftszeiten) lassen sich ver­schie­de­ne Menüoptionen und Ansagen ein­rich­ten. So ist es auch mög­lich, außer­halb der Geschäftszeiten eine Ansage abzu­spie­len und bei Bedarf eine Weiterleitung an bei­spiels­wei­se eine Mobilfunk-Nummer weiterzuleiten/ zu ver­wei­sen. Weiterleitungen an aktu­ell nicht ver­füg­ba­re Gruppen/Warteschleifen ent­fal­len somit außer­halb der Geschäftszeiten.