Es ist unum­strit­ten, dass kein Weg an der digi­ta­len Revolution vor­bei­führt. Gerade in Zeiten des Klimawandels wird res­sour­cen­scho­nen­des Arbeiten immer wich­ti­ger für Unternehmen. Trotzdem ist in vielen Büros noch immer mehr Papier im Umlauf als notwendig.
Als füh­ren­des IT-Systemhaus aus der Mitte Deutschlands beglei­ten wir Sie gerne Schritt für Schritt bei Ihrem Projekt “Papierloses Büro”. Gemeinsam gehen wir in Richtung Zukunft und nutzen die Vorteile moder­ner Dokumentenmanagement-Systeme.
Veränderungen begin­nen mit dem ersten Schritt! Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unver­bind­li­ches Beratungsgespräch.

Funktionsweise eines Dokumentenmanagement-Systems

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermög­licht es Ihnen, Ihr Büro digi­tal zu orga­ni­sie­ren. Alle Daten und Informationen werden zen­tral erfasst und gebün­delt. Besonders in Zeiten des Homeoffice ist dies die rich­ti­ge Antwort auf die kon­kre­ten Anforderungen, die sich in Zeiten der Unsicherheit stel­len. Das Arbeiten von über­all wird dadurch ein­fach möglich.
Papierdokumente wie Verträge, Rechnungen und Lieferscheine werden ein­fach gescannt, mit Metadaten ver­se­hen und im digi­ta­len Archiv abge­legt. Metadaten können das Datum der Erstellung, der Verfasser, der Dokumenttyp oder Schlagworte sein. Diese Daten sind von hoher Relevanz, da sie später helfen, das Dokument oder die benö­tig­te Information wie­der­zu­fin­den. Das Archiv ist dank der HTML-Browsertechnologie von über­all zugäng­lich. Mithilfe der Metadaten wird die Datenbank ent­spre­chend struk­tu­riert, wodurch die Dokumente später leicht auf­find­bar sind. Ein DMS ist ein­fach zu bedie­nen und kann auf Ihre spe­zi­fi­schen Anforderungen ange­passt werden.
Dank der vielen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagement-Systems können Workflows auto­ma­ti­siert und Dokumente wei­ter­ge­lei­tet, frei­ge­ge­ben und bear­bei­tet werden. Dadurch ist es mög­lich, Abläufe im Unternehmen zu opti­mie­ren oder kom­plett zu automatisieren.

Die Vorgehensweise

Bei einem Vor-Ort-Termin ana­ly­sie­ren wir den Ist-Zustand, um die von Ihnen gefor­der­ten Anforderungen zu erken­nen und zu iden­ti­fi­zie­ren. Die Befragung der Anwender ist ent­schei­dend für den Erfolg, um diese in den Prozess ein­zu­bin­den und wei­te­re mög­li­che Anforderungen zu erken­nen. Nach den erho­be­nen Informationen gehen wir in die Nachbearbeitung und senden Ihnen ein indi­vi­du­el­les Angebot zu.
Entdecken Sie gemein­sam mit uns als Systemhaus die zahl­rei­chen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems!

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