E‑Mail-Archivierung

E‑Mail-Archivierung

E‑Mail ist nicht nur eines der wich­tigs­ten Kommunikationsmedien, son­dern viel­mehr auch eine der umfas­sends­ten und wert­volls­ten Informationsressourcen in Unternehmen. Über diese Schnittstelle werden wich­ti­ge Dokumente wie bei­spiels­wei­se Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Verträge ver­sen­det. Auf diese Weise ent­ste­hen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfas­sen und täg­lich weiter anwachsen.

Aufgrund dieser Grundlage ergibt sich, dass alle steu­er­recht­lich rele­van­ten E‑Mails elek­tro­nisch ­– über den gesam­ten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht – vor­ge­hal­ten werden müssen.

Die Funktion der E‑Mail-Archivierung

Der Einsatz von einer E‑Mail-Archivierung ist unab­hän­gig von den bereits genutz­ten Systemen. Der Administrator kann über fest­ge­leg­te Regeln die E‑Mails kenn­zeich­nen, welche archi­viert werden müssen. Das System migriert diese in das Archiv auf die effi­zi­en­tes­te Weise und löscht auto­ma­tisch Nachrichten, die nicht mehr benö­tigt werden, um den E‑Mail-Server entlasten.

Schutz vor Datenverlust 

Anwender können aus Versehen wich­ti­ge E‑Mail-Nachrichten löschen. Wenn dies unbe­merkt und erst zu einem spä­te­ren Zeitpunkt fest­ge­stellt wird, können dadurch rele­van­te Daten ver­lo­ren gehen.

Über eine E‑Mail-Archivierung können alle bestehen­den sowie alle zukünf­ti­ge ein- und aus­ge­hen­de E‑Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer ein­fa­chen sowie kom­for­ta­blen Journal-Archivierung nach den emp­foh­le­nen Vorgaben voll­stän­dig archi­viert werden. E‑Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archi­viert werden, wodurch letzt­lich ein Datenverlust aus­ge­schlos­sen werden kann.

Rechtliche Grundlage

Die recht­li­che Grundlage zur Aufbewahrung von E‑Mails ergibt sich aus unter­schied­li­chen Vorschriften und Gesetzen. Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E‑Mails erge­ben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ord­nungs­ge­mä­ßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und wei­te­ren Faktoren können zudem noch spe­zi­fi­sche­re Gesetze greifen.

Unabhängigkeit

Bei einem Ausfall des E‑Mail-Servers oder bei Datenverlusten blei­ben alle E‑Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E‑Mail-Archiv zugreif­bar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fort­ge­führt werden. Ein Backup besteht zwar meist für den E‑Mail-Server, jedoch ist die Einspielung des Backups mit ent­spre­chen­dem zeit­li­chem Aufwand versehen.

Gerne bera­ten wir Sie umfas­send zu der Thematik der E‑Mail-Archivierung und erstel­len Ihnen ein Angebot, wel­ches Ihre Bedürfnisse abdeckt.

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