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E‑Mail-Archivierung
E‑Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Über diese Schnittstelle werden wichtige Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Verträge versendet. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen.
Aufgrund dieser Grundlage ergibt sich, dass alle steuerrechtlich relevanten E‑Mails elektronisch – über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht – vorgehalten werden müssen.
Die Funktion der E‑Mail-Archivierung
Der Einsatz von einer E‑Mail-Archivierung ist unabhängig von den bereits genutzten Systemen. Der Administrator kann über festgelegte Regeln die E‑Mails kennzeichnen, welche archiviert werden müssen. Das System migriert diese in das Archiv auf die effizienteste Weise und löscht automatisch Nachrichten, die nicht mehr benötigt werden, um den E‑Mail-Server entlasten.
Schutz vor Datenverlust
Anwender können aus Versehen wichtige E‑Mail-Nachrichten löschen. Wenn dies unbemerkt und erst zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt wird, können dadurch relevante Daten verloren gehen.
Über eine E‑Mail-Archivierung können alle bestehenden sowie alle zukünftige ein- und ausgehende E‑Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer einfachen sowie komfortablen Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E‑Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch letztlich ein Datenverlust ausgeschlossen werden kann.
Rechtliche Grundlage
Die rechtliche Grundlage zur Aufbewahrung von E‑Mails ergibt sich aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen. Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E‑Mails ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren können zudem noch spezifischere Gesetze greifen.
Unabhängigkeit
Bei einem Ausfall des E‑Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben alle E‑Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E‑Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden. Ein Backup besteht zwar meist für den E‑Mail-Server, jedoch ist die Einspielung des Backups mit entsprechendem zeitlichem Aufwand versehen.
Gerne beraten wir Sie umfassend zu der Thematik der E‑Mail-Archivierung und erstellen Ihnen ein Angebot, welches Ihre Bedürfnisse abdeckt.
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