Gemeinsam in Richtung Zukunft

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse 

Dass kein Weg an der digi­ta­len Revolution vor­bei­führt, ist unum­strit­ten. Gerade in der Zeit des Klimawandels steht der Gedanke, res­sour­cen­scho­nend zu arbei­ten, immer mehr im Mittelpunkt eines jeden Unternehmens. Trotzdem ist in vielen Büros noch mehr Papier im Umlauf als notwendig.

Wir, als füh­ren­des IT-Systemhaus aus der Mitte Deutschlands, beglei­ten Sie gerne Schritt für Schritt bei dem Projekt „Papierloses Büro“. Gehen Sie gemein­sam mit uns in Richtung Zukunft und pro­fi­tie­ren Sie von den Vorteilen der moder­nen Dokumentenmanagement-Systeme.

Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt! Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unver­bind­li­ches Beratungsgespräch.

Funktionsweise eines Dokumentenmanagement-Systems

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen Sie Ihre Version von einem digi­ta­len Büro um! Daten sowie sämt­li­che Informationen werden zen­tral erfasst sowie gebün­delt. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist dies die rich­ti­ge Antwort auf die kon­kre­ten Anforderungen, die sich in Zeiten der Ungewissheit stel­len. Das Arbeiten von über­all wird dadurch ein­fach möglich.

Papierdokumente wie bei­spiels­wei­se Verträge oder Rechnungen und Lieferscheine, die per Post bzw. Fax ankom­men, werden ein­fach gescannt, mit Metadaten ver­se­hen und anschlie­ßend im digi­ta­len Archiv abge­legt. Metadaten können hier­bei das Datum der Erstellung, der Verfasser, der Dokumenttyp oder Schlagworte sein. Diese Daten sind von hoher Relevanz, da diese später dazu dienen, das Dokument oder die benö­tig­te Information wie­der­zu­fin­den. Dabei ist das Archiv – dank der HTML Browsertechnologie ­– von über­all zugäng­lich. Mit Hilfe der Metadaten wird die Datenbank ent­spre­chend struk­tu­riert, wodurch die Dokumente später wieder leicht auf­find­bar sind. Ein DMS ist dabei ein­fach zu bedie­nen und lässt eine Anpassung auf Ihre kon­kre­ten Anforderungen zu.

Dank der vielen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagement-Systems können Workflows auf Wunsch auto­ma­ti­siert, Dokumente wei­ter­ge­lei­tet, frei­ge­ge­ben sowie bear­bei­tet werden. Dadurch ist es mög­lich, Abläufe im eige­nen Unternehmen zu opti­mie­ren oder gar kom­plett zu automatisieren.

Die Vorgehensweise

  • Bei einem vor Ort Termin ana­ly­sie­ren wir den Ist-Stand, um die von Ihnen gewünsch­ten Anforderungen zu erken­nen sowie zu identifizieren.
  • Befragung der Anwender: Für den Erfolg ist die Involvierung der betrof­fe­nen Anwender ent­schei­dend, um diese in den anste­hen­den Prozess mit­ein­zu­be­zie­hen. Darüber hinaus werden wei­te­re mög­li­che Anforderungen der Anwender ersichtlich.
  • Anforderungen fest­le­gen: Nach den erho­be­nen Informationen gehen wir in die Nachbearbeitung und senden Ihnen ein indi­vi­du­el­les Angebot zu.

Entdecken Sie gemein­sam mit hbo OFFICE IT die zahl­rei­chen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems!

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