Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen Sie Ihre Version von einem digi­ta­len Büro um! Daten sowie sämt­li­che Informationen werden zen­tral erfasst sowie gebün­delt. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist dies die rich­ti­ge Antwort auf die kon­kre­ten Anforderungen, die sich in Zeiten der Ungewissheit stel­len. Das Arbeiten von über­all wird dadurch ein­fach möglich.

Papierdokumente wie bei­spiels­wei­se Verträge oder Rechnungen und Lieferscheine, die per Post bzw. Fax ankom­men, werden ein­fach gescannt, mit Metadaten ver­se­hen und anschlie­ßend im digi­ta­len Archiv abge­legt. Metadaten können hier­bei das Datum der Erstellung, der Verfasser, der Dokumenttyp oder Schlagworte sein. Diese Daten sind von hoher Relevanz, da diese später dazu dienen, das Dokument oder die benö­tig­te Information wie­der­zu­fin­den. Dabei ist das Archiv – dank der HTML Browsertechnologie ­– von über­all zugäng­lich. Mit Hilfe der Metadaten wird die Datenbank ent­spre­chend struk­tu­riert, wodurch die Dokumente später wieder leicht auf­find­bar sind. Ein DMS ist dabei ein­fach zu bedie­nen und lässt eine Anpassung auf Ihre kon­kre­ten Anforderungen zu.

Dank der vielen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagement-Systems können Workflows auf Wunsch auto­ma­ti­siert, Dokumente wei­ter­ge­lei­tet, frei­ge­ge­ben sowie bear­bei­tet werden. Dadurch ist es mög­lich, Abläufe im eige­nen Unternehmen zu opti­mie­ren oder gar kom­plett zu automatisieren.